Удалёнка — это просто! Пошаговая инструкция по переводу сотрудников. Чек-лист, образцы документов и хорошее настроение :)

COVID-19 заставил многих руководителей наконец серьезно задуматься о том, как перевести сотрудников на удаленную работу. При этом действовать нужно быстро и не допустить больших потерь в бизнесе. Как организовать перевод на удаленку так, чтобы рабочие процессы не прекращались и бизнес продолжал создавать ценности? Мы в ТелекомДом подготовили для вас подробную инструкцию о том, как организовать процесс перевода максимально легко, комфортно и быстро.

О чем пойдет речь:

1. Кого и каким образом переводить на удаленную работу. Какие сотрудники могут легко работать дистанционно и как организовать их сотрудничество с теми, кто остался в офисе.
2. Технологии и инструменты для полноценного перехода. Где их взять, как их настроить и как обучить сотрудников использовать их. Как предоставить дистанционный доступ к информации и какие облачные технологии использовать.
3. Как организовать совместную работу сотрудников, оставшихся в офисе и перешедших на удаленку. Какие для этого нужны инструменты, правила и навыки.
4. Как добиться высокой эффективности работы сотрудников и не допустить, чтобы они расслаблялись в домашних условиях. Предоставим инструкцию о том, как удаленный сотрудник может организовать свою работу и оставаться продуктивным, находясь среди домашних в комфортном окружении.
5. Как это все оформить юридически. Какие есть риски с точки зрения Трудового Кодекса и как их снять.
6. Как обезопасить компанию экономически и информационно. Что поможет снизить ущерб от резкой смены режима работы.
7. На что придется потратить деньги. Кажется, что удаленка снижает затраты. Но при этом нужно сделать несколько важных инвестиций.
8. Чек-лист по переводу офиса на удаленный режим работы.
9. Образец регламента
10. Инструкция по организации рабочего места в домашних условиях.

Мы хотим помочь вам минимизировать убытки, которые неизбежно связаны с переходом на новый формат работы и с вложениями, которые необходимо сделать для обеспечения бесперебойного рабочего процесса.

Поделитесь этим материалом со всеми своими коллегами! Они будут благодарны за это практическое руководство и ваше внимание.

Почему вам стоит внимательно изучить этот материал?

На это есть три веские причины.

Вы сможете помочь своим сотрудникам настроиться на новый режим работы. Многие из них психологически тяжело переносят необходимость перехода на удаленку. Ведь в домашних условиях понижается привычный для них уровень социализации. Здесь больше нет неформального общения с сотрудниками. Более того, дома люди часто отвлекаются и расслабляются.

Особенно, если работник никогда раньше не работал из дома. Без контроля со стороны начальства и коллег легко можно поддаться соблазну отвлечься на решение семейных и личных вопросов, которые долгое время откладывались на потом.

Если у сотрудника есть дети, возникают новые сложности. Нужно объяснять детям, что хоть папа и мама дома, они по прежнему работают. Но дети все равно будут просить покушать, включить мультики и помочь с домашкой.

И вы, как руководитель, должны помочь сотрудникам выстраивать работу так, чтобы они не пали жертвой бытовых соблазнов, а продолжали четко следовать рабочему графику. Из этой статьи вы узнаете, как организовать продуктивную работу команды в удаленном режиме.

Вы узнаете какие программы использовать и как их настроить. Все инструменты описаны в одном этом материале. Вам не придется блуждать по интернету и разбираться в хаосе технической информации. Все здесь для вас разложено по полочкам. И ничего не упущено.

Иногда кажется, что достаточно лишь создать чат в Телеграм, и этого будет достаточно. Но через два дня вы поймете, что в этом чатике начнется полный хаос. А при использовании Skype вы вдруг обнаружите, что одновременное общение с 15-ю коллегами — это не то же самое, что звонок бабушке на дачу.

Вам нужно подробное руководство и детальные инструкции. И мы вам их предоставим!

Вы узнаете о том, какие риски вас ждут и как их снизить. Резкий переход на новый для вас дистанционный формат работы влечет за собой расширение периметра организации. Раньше у вас был выстроен четкий механизм хранения коммерческой тайны. Например, определенные данные должны были храниться только на физических носителях.

Но теперь сотрудники вынуждены обмениваться этими данными в режиме онлайн.

Мы обсудим, как защитить конфиденциальность данных в дистанционном режиме работы.

Также будут обсуждаться юридические тонкости организации дистанционной работы. Придется заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Все эти нюансы и тонкости будут подробно обсуждаться.

Сохраняйте страницу в закладки и изучайте! И не забудьте поделиться статьей с коллегами. Они будут вам очень благодарны!

Пошаговая инструкция по переходу на удаленку

Кого оставить в офисе, а кого отправить домой

Во время карантина домой переводятся все сотрудники. Но так будет не всегда. Поэтому мы с запасом на будущее обсудим, каких специалистов нужно оставить на рабочем месте, а какие могут поработать из дома.

Возможно, вам понравится эта форма организации рабочего процесса и вы захотите навсегда оставить его для своих сотрудников.

Если говорить просто, то на удаленку можно смело переводить всех, кто может взять к себе домой свои рабочие инструменты. Это все офисные работники: юристы, программисты, финансисты, дизайнеры, маркетологи, HR и PR.

При этом даже среди них должен кто-то «дежурить» на случай неожиданных ситуаций. Что подразумевает это дежурство? Возможно три варианта:

• Пребывание на рабочем месте. Системные администраторы и сотрудники, отвечающие за работоспособность производственных машин. Даже если весь штат работает удаленно, кто-то должен иметь физический доступ к железу и быть способным быстро решить возникающие технические проблемы, которые невозможно устранить дистанционно.
• Удаленное присутствие в режиме online в корпоративном чате Телеграм или другом мессенджере. Этот формат «дежурства» подходит для сотрудников, к которым регулярно появляются срочные вопросы, решить которые можно в удаленном режиме.
• Горячий резерв. Это значит, что работник находится дома, но в любой момент готов сорваться и приехать на рабочее место.

Не получится перевести на удаленную работу сотрудников физического труда, которые заняты в производстве или добыче, а также обслуживающий персонал (например, уборщики и кассиры). Что можно предпринять для них:

• Организовать сменный график работы. Важно достичь того, чтобы на рабочем месте одновременно находилось как можно меньше людей. Создать график пересменки, при котором сменщики не будут пересекаться друг с другом. Например, пока одна пара сменщиков сдают и принимают смену, другие продолжают работу.
• Оставить на рабочем месте ответственного за отдел. При необходимости он сам будет вызывать сотрудников из дома. При этом нужно позаботиться о том, чтобы внутри команды использовались инструменты коммуникации. Этот подход работает для тех отделов, где оперативной работой занимается один сотрудник, а остальные находятся на подхвате для крайних случаев.
• Трансформировать рабочие места так, чтобы расстояние между сотрудниками было не менее 2 метров, и они не контактировали друг с другом. Например, можно развести кассиров на противоположные кассы, люди должны работать на станках через одного, давать задание разгружать разные машины или одну машину по очереди.
• Проверять сотрудников на входе. Мерить им температуру, давать антисептик для рук или побуждать вымыть их с мылом.

Разработайте общие правила по отделениям, разбив их на три категории:

1. Сотрудники, которые полностью перешли на удаленку и всегда находятся дома.
2. Команды сотрудников с назначенным дежурным. Дежурные находятся на месте, остальные — дистанционно.
3. Сотрудники, которые остаются на работе, но придерживаются определенных правил: использование антисептиков, регулярная проверка температуры, дистанция между рабочими местами, сменный график с бесконтактной приемкой-сдачей смены или с минимальными контактами.

Инструменты, программы и мобильные приложения

Теперь настало время разобраться, какие инструменты понадобятся, чтобы внедрить новый дистанционный формат работы и поддерживать его.

Обсудим инструменты, которые:

• технически будут обеспечивать рабочий процесс;
• помогут создать корпоративную среду коммуникаций;
• организовать совещания и встречи;
• работать с документами;
• получить удаленный доступ к информационной системе компании;
• управлять продуктивностью работы сотрудников;
• обеспечат экономическую и информационную безопасность.

Оборудование

Это базовые инструменты, которые дают возможность работникам продолжать работать дистанционно. Например, нужно помочь сотрудникам приобрести хорошие ноутбуки.

Позаботьтесь о том, чтобы вести учет выданных устройств, организовать порядок их выноса, учесть вопросы информационной безопасности. Эти вопросы будут подробно обсуждаться далее в в инструкции.

Если сотрудники пользуются стационарными компьютерами, убедитесь, что у них есть микрофоны, наушники и камеры. Если у кого-то их нет, купите. Стоит это недорого.

Объясните коллегам, что им нужно изолировать свое рабочее пространство на компьютере. Например, нужно создать отдельную учетную запись.

Также предоставьте удаленный доступ к рабочим ПК, если сотрудники в этом нуждаются.

Коммуникации

Важно, чтобы работники имели возможность в любой момент общаться друг с другом. Поэтому вы должны позаботиться о создании базы контактов сотрудников компании. Также у каждого из них должна быть почта и аккаунт в мессенджере.

Если почты еще нет, заведите ящик в Яндексе (https://mail.yandex.ru/).

Номера телефонов связаны с аккаунтами в мессенджерах. Так что вы легко по телефону сможете найти любого сотрудника в Viber, Telegram, WhatsApp и других. Если их там нет, попросите установить и зарегистрироваться в одном из приложений. Удобно, когда все сотрудники пользуются каким-то одним инструментом.

Если у вас уже есть корпоративный портал или мессенджер, это прекрасно! Если же нет, можете установить Slack. Не обращайте внимание на английский язык. Для использования сервиса его совсем не обязательно знать.

Создайте в сервисе рабочее пространство и разошлите работникам инструкцию по его использованию. Побудите каждого из них настроить для себя профили.

В итоге у каждого сотрудника должно быть установлено приложение и настроен профиль. Это позволит всем связываться друг с другом, вы сможете всех информировать и организовывать рабочие группы.

Конечно, вам может быть привычнее использовать Телеграмм. Но Slack — это инструмент, заточенный под организацию коммуникаций между сотрудниками предприятий. Он учитывает особенности этой сферы общения. К тому же он бесплатный и легок в освоении.

Инструменты дистанционного хранения документов

Если вы уже пользуетесь корпоративным хранилищем, то нужно просто обеспечить безопасный к нему доступ по VPN. Если же до сих пор у вас этого хранилища, то наступило время его создать. Это поможет повысить эффективность работы и сэкономит немало времени.

Совместно хранить, редактировать документы и ссылаться на них можно в корпоративном мессенджере (если он у вас есть). Но очень удобны следующие инструменты:

• Яндекс.Диск для бизнеса
• Microsoft OneDrive
• Google.Drive для бизнеса.

Организация совещаний и встреч

Если вы пользуетесь сервисом Slack, то, скорее всего, вам будет достаточно встроенных в него функций групповых звонков. Но для более полноценной организации встреч, обратите внимание и на другие инструменты.

Zoom

Это лидер в организации видеоконференций. Zoom очень прост в использовании. Так как сегодня многие организации используют его в своей работе, иногда на серверах возникает нагрузка. Поэтому лучше иметь резервный план для быстрого подключения к конференции через другие инструменты.

Бесплатная версия позволяет собрать до 100 участников на конференцию длительностью 40 минут. Затем можно просто заново запустить конференцию.

Google Hangouts Meet

Если вы пользуетесь платной версией Google Диска, то у вас есть доступ к этому инструменту. До 1 июля 2020 года вы можете бесплатно проводить конференции для 250 участников, вести прямую трансляцию для 100 тысяч зрителей и хранить записи встреч на серверах гугл диска.

Microsoft Teams

Майкрософт тоже дает возможность своим клиентам организовывать конференции для 250 участников или вести трансляции для 10 тысяч зрителей. Если ваша компания глубоко интегрирована в продукты Microsoft, то попробуйте этот инструмент.

Удаленный доступ к корпоративным информационным системам

В удаленном доступе нуждаются финансисты и другие сотрудники. Они должны иметь возможность в любой момент подключиться к корпоративной системе, расположенной во внутреннем периметре компании.

Особенность этих данных в том, что они содержат критически важную информацию, которая не должна попасть в руки злоумышленников.

Чтобы не создавать дополнительные риски, настройте VPN внутри сети и для удаленных сотрудников.

Полезно также сделать двухфакторную аутентификацию, когда пользователь не только вводит пароль, но и код, полученный по СМС или по емайл. В этом вам дожен помочь системный администратор.

Если хочется упростить организацию удаленного доступа, воспользуйтесь приложением Team Viewer.

Управление задачами и продуктивностью

Когда работники находятся в офисе, менеджеры могут в ручном режиме управлять многими процессами. Задачи передаются устно или по почте.

Но гораздо эффективней (особенно при удаленной работе) использовать Asana или Trello. Обе программы доступны для бесплатного использования на ПК и телефонах.

Учитывая особенности вашего бизнеса, нужно создать простой регламент работы с этими инструментами, назначить ответственных за выполнение задач и временные интервалы их завершения.

Гайд по организации переписки, отчетов, конференций

Когда большинство сотрудников работают дистанционно, компания нуждается в виртуальном пространстве для организации коммуникаций. Бизнес без общения невозможен! Общение — важнейшая часть большинства процессов.

Какие инструменты использовать для этого, мы уже обсудили. А сейчас обсудим принципы дистанционной коммуникации между сотрудниками компании.

Разработайте правила общения

Вот примеры проверенных временем таких правил для TalentTech:

• Реагировать на полученное сообщение нужно в течение 60 минут. На электронные письма отвечать нужно в течение суток.
• В мессенджере можно решать вопросы, которые не нуждаются в проработке.
• Если переписка по емейл насчитывает более трех взаимных ответов, пора переходить на голосовое общение.
• Для проведения совещаний использовать конференц-коллы и видеоконференции.

Для проведения видеоконференций вполне подходят Zoom или Skype. Важно позаботиться о том, чтобы общение было хорошо организовано и не превращалось в балаган. Вот несколько правил, которые помогут этого достичь:

• Все должны подключаться к конференции вовремя.
• Если сотрудники проживают в разных часовых зонах, нужно заранее определить, одну зону, которая будет удобная для большинства.
• Микрофон нужно включать только, когда говоришь, чтобы не создавать посторонних фоновых шумов.
• Пока кто-то говорит, остальные держат свои микрофоны выключенными.
• Не все сразу узнают коллегу по голосу. Поэтому представляйтесь, когда начинаете говорить.

Укажите четкое время всех планерок и собраний

Одна из сложностей удаленной работы — это синхронизация работы сотрудников. Мы рекомендуем придерживаться следующего подхода.

Каждый день утром проводите короткие совещания, на которых в течение минуты каждый член отдела рассказывает, чем он занимался вчера и что планирует сделать сегодня, а также о том, с какими трудностями он столкнулся.

Проблемы на планерках обсуждать не нужно. Их обозначают и обсуждают на дополнительных встречах, если в этом есть необходимость.

Получайте обратную связь от работников

Дистанционная работа вносит свои изменения в процессы и взаимоотношения. У вас нет возможности лично встречаться с коллегами и подчиненными. Поэтому сложно понять, насколько они довольны и воодушевлены. А происходящие изменения могут серьезно повлиять на их мотивацию и настрой.

Мы рекомендуем хотя бы один раз в неделю договариваться о созвоне с каждым сотрудником и общаться с ним один на один в течение 15 минут. Спросите его, как у него дела, что его волнует. В офисе люди разгружаются эмоционально, обсуждая мелкие вопросы. Сейчас же они нуждаются в том, чтобы выговориться.

Работайте над командным духом

Согласно данным Buffer больше половины удаленных сотрудников чувствуют одиночество. Чтобы поддерживать командный настрой, нужно придерживаться следующих советов:

• Организуйте челлендж. Пусть работники каждый вечер делятся фотографиями своего рабочего места. Возникает чувство, что вы работаете вместе, хоть общение и происходит виртуально.
• Общайтесь по вечерам. Не обязательно обсуждать рабочие проблемы. Можно просто поговорить о чем угодно.
• Пользуйтесь Sococo. Это приложение, с помощью которого создается виртуальный офис для дистанционных команд.
• Попробуйте Sneek. Это приложение создает скриншоты коллег, когда они находятся в неформальной обстановке. Создается ощущение, будто ты, находясь в офисе, случайно посмотрел на сотрудника, а он в это время занят своими делами.

Не пренебрегайте силой мультимедиа

Чат в мессенджере лишает возможности наблюдать друг за другом и слышать голоса друг друга. Чтобы восполнить это, чаще отправляйте фотографии и голосовые сообщения.

Активно пользуйтесь смайликами и GIF, когда хвалите или поздравляете коллег. Это позволяет разгружать сухую обстановку в чате и вызывает положительные эмоции.

Управление эффективностью удаленных работников

Многие удаленные работники находят способы избежать исполнения своих обязанностей. Управлять ими сложнее, чем в офисе. Но если вы примените следующие рекомендации, у вас все получится!

Два базовых принципа

1. Принцип открытости. Информация по текущей работе должна быть открыта для всех в любой момент времени. Не стоит тратить время на уровни доступа к информации. Это лишь усложнит и без того непростой переход на удаленку.
2. Общайтесь один на один. Руководитель должен уделять время на то, чтобы регулярно общаться с каждым сотрудником в режиме «один на один». Это поможет вам понять, с какими проблемами сталкивается каждый из них и проверить их отношение к работе лично. Заранее назначьте встречу с каждым. Проводите подобные встречи регулярно. Это будет мотивировать сотрудников работать качественнее.

Удаленка — не равно оплачиваемому отпуску

Нужно объяснить сотрудникам, что дома они должны продолжать полноценный рабочий процесс. Создайте для них инструкцию, в которой пропишите что и как они должны делать во время рабочих часов.

Нахождение дома не дает им права вести себя как дома. Ведь за это время вы платите им зарплату и в праве ожидать от них полной отдачи.

Оценивайте качество, а не время

Отслеживайте, насколько качественно решаются поставленные задачи. Важен результат, а не затраченное время. При этом важно обозначить для всех единые рамки рабочего времени, чтобы сотрудники могли планировать рабочие процессы в пределах этих рамок.

Занимайтесь тщательным планированием

Еще больше внимания уделяйте тщательному планированию дел на разные периоды времени: на день, на неделю и на месяц. В начале каждого отчетного периода нужно создавать конференцию для всех сотрудников.

Нужно разместить в Google Docs табличку с общедоступным планом работ, где будут прописаны задачи, назначены ответственные за их выполнение и указаны сроки. Для этого можно использовать Trello, Asana и Jira.

Ежедневно нужно проводить короткие планерки в одно и то же время. На этих планерках каждый высказывается о том, что он сделал вчера, с какими проблемами столкнулся и что планирует сделать сегодня. Это позволяет заразить всех ощущением работы, помогает быть сплоченными и на время забыть, что находишься на удаленке.

Процесс должен быть прозрачным

Нужно создать общий календарь, а также каждый коллега должен предоставить общий доступ к своему личному календарю. Для чего это нужно?

Допустим, вы позвонили коллеге, а он не берет трубку. В таком случае вы можете посмотреть в его личный календарь и увидеть, что в данный момент у него встреча. Там же будет отмечено, до какого времени эта встреча продлится.

Не стоит тотально контролировать всех работников с помощью программ слежения. Это подрывает доверие в коллективе и плохо влияет на общий настрой.

В календарь заносится любая активность, в которой задействуется более двух человек. Это позволяет планировать выстраивание отношений со всеми членами команды. Пишите в календаре подробную информацию. Например, вместо простого упоминания о том, что будет планерка, пишите тему встречи и поставленные цели.

Быстро улаживайте проблемы с продуктивностью работы

Если вам стало заметно, что кто-то из сотрудников слишком медленно решает поставленные задачи или не хочет делиться информацией, нужно реагировать как можно быстрее. Пообщайтесь с ним лично и помогите понять, чего именно от него ожидаете. Не откладывайте этот разговор в долгий ящик.

Работайте с начальниками

Все эти советы в первую очередь должны выполнять начальники. Именно они влияют на общий тон дистанционной работы. Все, что начальник требует от подчиненных, он должен делать сам. Не бойтесь общаться друг с другом, делиться проблемами и просить совета.

Юридические тонкости

Существует несколько подходов юридического оформления перевода сотрудников на удаленную работу. Ваша задача — выбрать наиболее подходящий для вас.

Минимум формальностей

Трудовой Кодекс не содержит термина «удаленная работа». Зато там прописаны особенности «дистанционной работы».

Если в локальных актах организации уже прописаны используемые средства коммуникации (емайл, Zoom и др.) в качестве официальных уведомлений, то потребности создавать дополнительную документацию нет.

Но если все же вы хотите оформить сотрудников по закону, нужно заключить дополнительное соглашение к имеющемуся трудовому договору, в котором будет установлен порядок дистанционной работы.

Максимум формальностей

Так как сотрудники должны руководствоваться прописанными в Трудовом Кодексе и трудовом договоре правилами с указанием времени работы и распорядка, то необходимо юридически зафиксировать смену формата работы на удаленный режим.

Работник будет чувствовать себя безопасно, осознавая «законность» своего пребывания дома. Он не будет бояться, что ему зачтут это за прогулы, что может послужить основанием для увольнения.

В дополнительном соглашении должны быть обозначены следующие моменты:

• Должен быть определен порядок коммуникаций между сотрудниками (мессенджеры, почта и т.п.).
• Нужно указать способы постановки задач и сроки их исполнения. Должны быть способы проверить, что сотрудник эффективно занимается выполнением поставленных задач в домашних условиях. Работник должен исполнять свои обязанности в рабоче время и быть доступен для взаимодействия в любой момент этого времени.
• Нужно указать, в течение какого срока будет действовать новый формат работы. Если необходимо, этот срок можно продлевать.

В приказе на перевод на дистанционную работу нужно обозначить обязанность сотрудника соблюдать режим конфиденциальности и придерживаться методов безопасности при удаленном доступе к конфиденциальным данным.

Хорошие отношения

Сотрудники компании также должны быть защищены законодательно. Они начинают задаваться вопросами:

• А полагается ли мне компенсация за использование домашнего интернета?
• Полагаются ли мне теперь бесплатные обеды, которые были доступны на рабочем месте? Или теперь придется тратить деньги на закупку продуктов?
• Что насчет привычных льгот? Сохранятся ли они?

Юристы утверждают, что любые изменения трудовых правоотношений не должны ухудшать положение сотрудников компании. Поэтому нужно компенсировать любые «плюшки», которых он теперь лишен. Но компенсация эта не обязательно должна выражаться в денежном эквиваленте.

И здесь нужно просто хорошо обсуждать с подчиненными, как решать эти вопросы.

Если сотрудники продолжают выполнять возложенные на них обязанности, переход на удаленную работу не должен повлиять на снижение заработной платы.

Кибербезопасность

При резком переходе на удаленную работу появляются риски для информационной безопасности. Долгое время механизмы кибербезопасности выстраивались в компании на уровне внутренней сети. Сейчас же нужно срочно переходить на другие меры.

Как быть? Не существуют универсального способа решить эту задачу. Но есть несколько правил, которые позволяют значительно снизить риски.

• Сотрудники должны знать о существующих угрозах. Объясните им, почему нельзя вводит свои данные на незнакомых сайтах. Убедитесь, что они знают, как определить фишинговое письмо и почему не нужно скачивать антивирусы не с официальных источников. В этом вам поможет сайт: https://phishingquiz.withgoogle.com/?hl=ru
• Обучите работников цифровой гигиене: они должны установить хороший антивирус, пользоваться сложными паролями и двухфакторной аутентификацией.
• должны быть прописаны правила доступа к данным;
• пользуйтесь платными версиями облачных сервисов;
• все удаленные сервисы должны иметь сертификат удостоверения подлинности;
• настроить контроль всех подключений к удаленному доступу: администратор должен знать кто подключился, откуда, с помощью чего, и есть ли у него законное право к подключению;
• все облачные сервисы должны быть зарегистрированы только на адреса корпоративной электронной почты без использования личных адресов и номеров телефонов;
• доступ к облачным сервисам должны иметь только пользователи из белого списка.

Как снизить финансовые потери при переходе на удаленку

Кажется, что удаленная работа помогает экономить. Но это ошибочное утверждение. Ведь арендную плату за использования офиса все равно придется платить. Сокращаются лишь расходы на коммунальные услуги. Какие дополнительные траты вас ожидают и как их сократить? Приводим несколько рекомендаций.

1. Программное обеспечение. Вы можете использовать бесплатные версии программ для организации видеоконференций. То же касается календарей и мессенджеров. Покупайте платный доступ только в том случае, если это действительно необходимо.
2. Офисная техника. Нужно обеспечить сотрудников ПК или ноутбуками. Возможно придется купить наушники и микрофоны, а также веб-камеры. Чтобы сократить расходы, берите технику только для тех работников, которые не могут себе позволить использовать личную.
3. Расходы на транспорт. Лучший способ передвижения во время карантина — это каршеринг, такси и личное авто. Если вы привыкли оплачивать корпоративный транспорт для рабочих целей, возможно доля расходов может возрасти. С другой стороны, вам не придется компенсировать расходы на транспорт до места работы и обратно, если вы делали это раньше.
4. Услуги курьера и электронного обмена документами. Это дополнительная статья расходов, которая может увеличиться при переходе на дистанционную работу. Внимательно следите за тем, чтобы не переплачивать за лишние заказы и неиспользуемые возможности. Тогда расходы можно существенно сократить.
5. Услуги медработников. Если кто-то все же останется работать в офисе, придется нанять медицинского работника, который бы контролировал состояние здоровья сотрудников и соблюдение правил безопасности. Нужно будет закупить дополнительно маски, средства гигиены, перчатки и влажные салфетки.

Правила общения и коммуникаций

После того, как все сотрудники переведены на удаленный режим работы, встает вопрос о том, чтобы налаживать коммуникационную систему между ними.

Мы публикуем в этом разделе базовые правила, которые позволят выстроить продуктивное взаимодействие между сотрудниками.

Каналы коммуникации

Slack — это чат для корпоративных клиентов, позволяющий создавать как открытые, так и закрытые каналы связи. Кроме переписки в приложении можно совершать аудиозвонки, делать опросы, организовывать голосования и интегрировать облачные хранилища и календари от Гугл.

Чтобы в переписке между сотрудниками не наблюдалось хаоса, лучше создать несколько отдельных каналов, каждый для решения определенных задач:

• Информационный, в котором публикуются все объявления и регламенты, а также информация на разную тему. Своего рода новости для работников компании.
• Канал, где нужно писать, если опаздываешь к началу работы, не можешь приступить к обязанностям по болезни или другой причине.
• Канал, где необходимо сообщить когда и для чего планируешь посетить офис во время карантина. Сообщать об этом нужно заранее и согласовывать с другими сотрудниками, чтобы избежать скопления людей на рабочем месте.
• Канал, где сообщаются даты выходных и отпуска за свой счет.
• Канал, где происходит общение на разные темы, куда можно скидывать вопросы или просьбы.
• Канал для организации митапов. Здесь выкладываются анонсы общекомандных встреч, выкладываются ссылки на презентации и видеотрансляции выступающих.
• Просто канал для общения.

Электронная почта. Можно создать корпоративные электронные ящики на серверах Gmail или Яндекс. Вся важная информация дублируется на почту сотрудников.

Google Hanqouts. Позволяет организовать онлайн-конференцию или созвон для нескольких человек.

Zoom или Skype. Его используют в качестве дополнительных инструментов созвона, когда что-то идет не так и необходимо собраться для видео-конференции.

Корпоративный календарь

Все встречи и конференции можно вести в Гугл Календаре. Каждый сотрудник должен иметь свой личный календарь, доступный для просмотра любому другому сотруднику.

Создаются несколько календарей:

• отпуска и командировки;
• праздники;
• корпоративный.

Облачные хранилища

Любой сотрудник компании должен иметь доступ к важным документам через интернет для удаленной работы с ними. Поэтому полезно хранить их в одном месте, доступном для дистанционногодоступа.

Общий диск хранилища делится на общие папки и папки, созданные для отдельных команд. Доступ к папкам предоставляется лишь тем, кому он действительно нужен.

В общих дирректориях хранятся презентации с прошлых мероприятий, бланки заявлений, фотографии и доступные для всех документы, которые могут пригодится любому сотруднику.

Видеотрансляции

Если в офисе организуют мероприятия, то можно сделать закрытую трансляцию на Youtube, чтобы каждый мог поприсутствовать на ней, перейдя по закрытой ссылке.

Еще один возможный инструмент — это Zoom.

Звонки

Очень важно совершать звонки именно по видеосвязи. Ведь в удаленном режиме итак мы не видимся с сотрудниками. Для полноценных коммуникаций важна невербальная часть общения. И видео позволяет улучшить качество обсуждения проблем.

Чек-лист по переходу на удалёнку

1. Организационные моменты:
   — вы знаете, кто будет работать дистанционно, а кто в офисе;
   — вы понимаете, как будет организована работа сотрудников, которые остались в офисе;
   — вы знаете, какие меры предосторожности будут приниматься для этих работников.
2. Технологии и инструменты:
   — вы знаете, какое оборудование будет использовать каждый ваш работник;
   — ваши сотрудники понимают, как продуктивно организовать свое рабочее пространство дома и отделить его от личного пространства;
   — каждый сотрудник имеет возможность удаленно подключиться к своему офисному компьютеру;
   — вы знаете, в каком приложении будете переписываться по вопросам работы, в каком приложении будете общаться голосом и как будете организовывать совещания;
   — вы решили вопрос с безопасным хранением файлов и документов в облаке и доступом к этим данным для каждого сотрудника.
3. Коммуникации:
   — ваши работники заполнили свои личные профили на почте и в мессенджере, разместили там свое фото, правильно написали фамилию, имя и должность;
   — ваши работники знают, в течение какого времени обязаны отвечать в мессенджере;
   — сотрудники знают, в течение какого времени обязаны отвечать по электронной почте;
   — вы объяснили всем, что мессенджер позволяет оперативно обсуждать вопросы, которые не требуют длительного обсуждения, а почта дает возможность дать более обдуманный ответ;
   — вы обсудили, что если переписка затягивается, нужно перейти на голосовое общение;
   — вы предупредили всех о правилах поведения на онлайн-конференциях.
4. Результативность и эффективность:
   — ваши сотрудники понимают, что не уходят в отпуск, а продолжают работать в прежнем графике;
   — вы указали обязательные часы работы;
   — вы ведете задачи в одной из систем;
   — вы проводите встречи для каждого отчетного периода;
   — каждый сотрудник ведет доступный для всех других личный календарь дел и фиксирует там всю свою активность;
   — все знают, что записи в календаре должны быть подробные с объяснением;
   — все знают с установленными правилами оформления рабочего пространства во время проведения конференц-связи: одежда, окружение, фон;
   — вы понимаете, что как руководитель должны сами выполнять все эти требования.
5. Юридические формальности:
   — вы просмотрели еще раз свои локальные нормативные акты;
   — вы документально закрепили изменение формата работы;
   — у вас прописан регламент коммуникаций;
   — указаны способы регламента сроков и задач;
   — прописаны сроки для перевода на удаленную работу;
   — сотрудники понимают, как будут компенсироваться те льготы, бонусы и блага, которые они теряют в результате перехода на дистанционную работу;
   — вы понимаете, что не имеете права снижать заработную плату добросовестным работникам только из-за перехода на удаленную форму работы.
6. Кибербезопасность:
   — вы позаботились о безопасности при удаленном документообороте;
   — сотрудники знают, что несут ответственность за информационную безопасность;
   — они умеют определять фишинговые письма, устанавливать антивирус и использовать сложные пароли;
   — сотрудники пользуются двухфакторной аутентификацией;
   — все работники ознакомлены с четко прописанным регламентом организации удаленного доступа к важным документам;
   — вы пользуетесь платными версиями облачных хранилищ;
   — корпоративные системы имеют доверенные сертификаты;
   — у вас есть возможность в любой момент времени определить, кто как куда и когда осуществляет доступ, какую информацию просматривает и что с ней делает;
   — у вас есть специалисты по ИБ, которые постоянно контролируют процессы;
   — ваши сотрудники не пользуются сервисами, которые не зарегистрированы на корпоративные учетные данные;
   — вы анализируете настройки облачных хранилищ до того, как разместить на них конфиденциальные данные;
   — у вас настроена принудительная система использования сложных паролей.