Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))

В последнее время возникает ощущение, что все больше вещей переводятся в электронный формат. Вот уже и трудовые книжки тоже стали цифровыми. Иногда кажется, что и мы, люди, потихоньку-помаленьку начинаем жить в режиме онлайн…

Ну да ладно! Вы ведь пришли сюда не за тем, чтобы читать философии старого бухгалтера ))) Давайте все-таки обсудим, что это за зверь такой — электронная трудовая книжка. Поговорим о ее плюсах и минусах, обсудим как грамотно осуществить переход на цифровой вариант документа, как составить уведомление и где ее можно посмотреть. В конце вы сможете задать вопросы, на которые хотели бы получить ответы.

Чего бы еще сделать электронным, как думаете?
Работу
0%
Еду
0%
Начальника 🙂
0%
Самого себя хочу оцифровать!
100%
Проголосовало: 1

Вы точно знаете людей, которым эта статья будет полезна. Обязательно поделитесь ссылкой в социальных сетях и любимых мессенджерах!

Поделись статьей с друзьями и близкими! Они будут благодарны за полезную информацию 🙂

Что такое ЭТК

Это полноценный аналог бумажной трудовой книжки, но в цифровом формате. Вся информация о трудовой деятельности работника хранится в базах данных Пенсионного Фонда. Посмотреть свои данные можно тремя способами:

  1. в личном кабинете сайта ПФР
  2. в личном кабинете портала Госуслуг
  3. в официальных мобильных приложениях этих сайтов.

Также вы можете обратиться с письменным заявлением в отделение ПФР, в МФЦ или к своему работодателю (текущему или бывшему), чтобы получить распечатанную выписку из ЭТК.

Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))

Все данные, которые вы видите в бумажной версии документа, отображаются и в электронном формате:

  • личные данные работника;
  • даты устройства на работу, увольнения или перевода;
  • текущее место работы;
  • тип операции (увольнение, прием или перевод);
  • профессия;
  • должность;
  • специальность;
  • квалификация;
  • структурное подразделение;
  • тип выполняемой работы;
  • номера и даты приказов, на основании которых осуществляются кадровые операции;
  • указание причины расторжения трудового договора с сотрудником.

Переход на электронную трудовую книжку осуществляется добровольно. Работники имеют право хранить бумажный документ и пользоваться им сколько захотят.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Если сказать коротко, то цифровые данные более гибки в управлении и редактировании и к ним проще получить доступ. Более подробно о преимуществах и недостатках:

Плюсы и минусы
Работники в любой момент быстро могут ознакомиться с данными о своей трудовой деятельности
Сводятся к минимуму ошибки, неточные и недостоверные сведения
Можно трудоустроиться дистанционно
Снижаются затраты организации на покупку, ведение и хранение бумажных версий документов
Упрощается процедура оформления пенсии - не нужно предоставлять никаких документов, оформить можно дистанционно
ЭТК можно использовать для получения госуслуг
Работодатели и государственные органы могут анализировать и обрабатывать данные о трудовой деятельности
Сохранность и безопасность данных на высоком уровне
Многие с трудом воспринимают современные цифровые технологии
Кто-то боится, что его личные данные "утекут" в сеть
Если работник решил сохранить бумажную версию, кадровикам придется вести оба варианта книжек
Если трудовой стаж начался раньше 1997 года, ЭТК этого не подтвердит

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

ЭТК были введены в использование 1 января 2020 года. Все работающие граждане имеют право сами решить, готовы ли они перейти к новому формату ведения сведений об их трудовой деятельности. Без согласия работника невозможно прекратить ведение бумажной версии его книжки.

Но и в этом правиле есть исключение. Все, кто впервые устраиваются на работу с 2021 года, изначально будут переводиться на электронный формат.

Если вы работающий гражданин, то до 31 декабря 2020 года вы обязаны подать заявление в произвольной форме о том, какой формат ведения книжки выбираете: электронный или бумажный.

Что делать, если сотрудники все-таки решили перейти на ЭТК? Вот пошаговая инструкция.

Подготовка документов

Работодатель должен принять новые локальные нормативные акты или изменить существующие, чтобы они соответствовали современному формату работы с трудовые книжками. Если необходимо, нужно учесть мнение профсоюза.

Независимо от принятых работниками индивидуальных решений, работодатели должны публиковать данные о трудовой деятельности в электронном формате. Невозможно отказаться от ЭТК в пользу бумажных. Сведения нужно передавать на каждого сотрудника, с которым заключен трудовой договор.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Работодатель до 30 июня должен в письменном виде уведомить всех сотрудников об изменениях, которые произошли в законодательстве. Важно донести до работника две истины:

  1. с 1 января 2020 года трудовые книжки можно вести в электронном формате.
  2. Сотрудник имеет право сам выбрать, какой формат для него удобнее: бумажный или электронный.

Законодательно не установлена форма уведомления. Поэтому можно воспользоваться одним из образцов в интернете или придумать текст самостоятельно. Для удобства ниже мы предлагаем вариант текста уведомления.

Уважаемая Наталья Викторовна!

Хотим уведомить вас о том, что с 1 января 2020 года все организации передают сведения о трудовой деятельности и стаже своих сотрудников в электронном виде. Информация хранится на серверах Пенсионного фонда РФ. Передаются следующие данные: личная информация, место трудоустройства, выполняемые функции, перевод на другую работу, увольнение и причина. Основанием для этого является статья 66.1 Трудового Кодекса РФ.

Вы имеете право выбрать способ, которым будет вестись трудовая книжка:

— в бумажном формате, как и раньше;
— в электронном виде.

Сообщить о своем решении нужно письменно в свободной форме до 31 декабря 2020 года. Прилагаем образец заявления для вашего удобства.

Если в установленный срок вы не сообщите письменно о своем выборе, то наша компания продолжит вести вашу трудовую книжку в бумажном формате. Это право сохранится за вами при трудоустройстве в другую организацию. За вами останется право в любой момент подать заявление работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если вы откажетесь вести бумажную трудовую книжку, то получите ее на руки. При этом наша компания будет освобождена от ответственности за ее хранение и ведение.

Унифицированной формы составления документа нет. Вы можете сделать это, воспользовавшись одним из существующих шаблонов в своей организации.

Для удобства мы публикуем образец, выпущенный Рострудом на их официальном сайте: https://www.rostrud.ru/

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Заявления от работников

До 31 декабря 2020 года включительно сотрудники должны письменно в свободной форме сообщить работодателю, в каком формате нужно вести их трудовую книжку: в бумажном или электронном.

Сотрудники, выбравшие электронную трудовую книжку, бумажную получают на руки. Причем в нее нужно внести запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о его трудовой деятельности согласно статьи 66.1 ТК. Организация перестает нести ответственность за хранение этой книжки после ее выдачи.

Если работник не подал заявления в указанный срок, то ему продолжают вести бумажную версию книжки.

Приводим примеры текста заявления от работников. Так как заявление пишется в свободной форме, вы можете внести в текст изменения или придумать его самостоятельно.

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

CКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Прошу продолжать вести бумажную трудовую книжку совместно с ведением сведений о трудовой деятельности в электронном формате.

Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

В связи с переходом на электронный формат ведения трудовых книжек и согласно 66.1 статьи ТК РФ прошу прекратить ведение бумажной книжки и выдать мне ее на руки.

Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Получить сведения о трудовой деятельности можно на официальном сайте Пенсионного Фонда РФ. Вот как это сделать:

  1. Перейдите на странице https://es.pfrf.ru/ и нажмите кнопку Вход
    Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))
  2. Для входа на сайт используется учетная запись в Единой системе идентификации и аутентификации. Это значит, что если вы авторизованы на Госуслугах, значит сможете попасть и сюда. Нажмите кнопку Вход.
    Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))
  3. Вы попадаете на главную страницу личного кабинета (Если у вас еще нет ученой записи на Госуслугах, то зарегистрируйте ее. Это поможет вам пользоваться также сайтом ПФР и другими государственными порталами. )
  4. На жмите на ссылку Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности.
    Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))
  5. Нажмите галочку Прошу направить уведомление о готовности документа на электронную почту и нажмите на кнопку Запросить.
    Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))
  6. В течение нескольких минут сформируется документ с подробными сведениями. Его можно скачать при необходимости.
    Всё, что вы хотите узнать об электронных трудовых книжках. И немножко еще )))

Популярные вопросы и ответы об ЭТК

Обязательно ли переходить на ЭТК?
Да. По закону с 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о своих работниках в электронном виде.
Что делать, если сотрудники против перевода их на электронные книжки?
У них есть на это полное право. Если сотрудник отказывается от перевода, нужно продолжать вести бумажный документ. При этом он будет продолжать передавать сведения в ПФР в электронном виде.
Нужно ли переводить на электронные книжки всех сотрудников? Или достаточно только тех, кто впервые устраивается на работу?
Те, кто уже трудоустроен, могут добровольно решить, какой формат документа будет использоваться дальше. Для тех, кто не подаст заявление в 2020 году, остается бумажная версия. Те, кто впервые трудоустраиваются в 2021 году, больше не смогут получить бумажную трудовую книжку. У них выбора нет.
Если работник уже писал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, но потом сменил работодателя, что ему делать?
Одного заявления достаточно. Право на бумажный документ сохраняется за работником и у всех последующих работодателей.
Обязательно ли оставлять запись в бумажной книжке при увольнении сотрудника в 2020 году?
Если заявление о переходе на цифру работник уже подал и книжка у него на руках, то ничего туда вносить не нужно. В противном случае запись заносится, как и обычно.
Имеет ли право новый работодатель отказаться принять бумажную трудовую книжку при приеме сотрудника на работу?
Нет, по закону этого делать нельзя. Он обязан принять и продолжать заполнять книжку. Но если работник написал заявление у прошлого работодателя о переводе его на электронную книжку, тогда бумажную принимать не нужно.

Спасибо за чтение!

Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях. При необходимости мы будем дополнять эту статью или писать новые )))

Понравилось?

Оцените статью
ТелекомДом
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Обязательно ли переходить на ЭТК?
Да. По закону с 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о своих работниках в электронном виде.
Что делать, если сотрудники против перевода их на электронные книжки?
У них есть на это полное право. Если сотрудник отказывается от перевода, нужно продолжать вести бумажный документ. При этом он будет продолжать передавать сведения в ПФР в электронном виде.
Нужно ли переводить на электронные книжки всех сотрудников? Или достаточно только тех, кто впервые устраивается на работу?
Те, кто уже трудоустроен, могут добровольно решить, какой формат документа будет использоваться дальше. Для тех, кто не подаст заявление в 2020 году, остается бумажная версия. Те, кто впервые трудоустраиваются в 2021 году, больше не смогут получить бумажную трудовую книжку. У них выбора нет.
Если работник уже писал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, но потом сменил работодателя, что ему делать?
Одного заявления достаточно. Право на бумажный документ сохраняется за работником и у всех последующих работодателей.
Обязательно ли оставлять запись в бумажной книжке при увольнении сотрудника в 2020 году?
Если заявление о переходе на цифру работник уже подал и книжка у него на руках, то ничего туда вносить не нужно. В противном случае запись заносится, как и обычно.
Имеет ли право новый работодатель отказаться принять бумажную трудовую книжку при приеме сотрудника на работу?
Нет, по закону этого делать нельзя. Он обязан принять и продолжать заполнять книжку. Но если работник написал заявление у прошлого работодателя о переводе его на электронную книжку, тогда бумажную принимать не нужно.
Adblock
detector